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浅析如何做好档案管理工作

作者:杨松蔓/文浏览次数: 日期:2015年10月10日 16:12

      档案积淀历史,承载原始信息,弥足珍贵,贵在其真,贵在其全。档案管理之难,就难在要一丝不苟地呵护其真,维护其全。档案是历史的见证,是一种重要的不可再生资源。档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,企业的档案是对其经营管理过程客观、全面、真实的记载,不仅可以为领导决策提供科学、详实的参考资料,也是处理问题的重要依据。

 企业的档案工作如此重要,那么如何才能把档案管理工作做好呢?根据本人的实际工作经历,不断总结和反思工作中的经验和教训,总结出以下几点关于做好档案保管工作的疏浅认识。

一、高度重视,加强领导是做好档案工作的重要保证

      做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要,是企业管理工作的一部分,科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着企业发展的优秀成果,对研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的参考依据。档案管理工作做好了,既能为企业领导及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供支持性证据或准确依据;又能有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。档案管理成果若能同企业经营管理有机结合起来,对企业资源配置的取向和模式具有积极的重要意义,对企业的商业版图和未来发展,实现或调整企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。

 

因此要强化意识,高度重视提高对档案管理的责任感。领导要经常关心企业的档案管理工作情况和档案工作人员的工作情况,督促档案管理人员增强做好档案工作的使命感和责任感,切实按照规范化管理要求及时解决档案管理工作中存在的问题,保证必要的人力、财力投入。

二、档案管理人员要有高度的职业操守

档案工作人员要有较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,使档案工作平时化、常化。务必要按照《办法》的要求,规范地、科学地办理好每一份文件,对每一份文件做出科学的评估。保持良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,扎实的档案管理的理论知识、科技知识,必须充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。因此,必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌,同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。

三、加大培训力度,提高档案管理人员的素质

    档案工作具有较强的专业性和技术性档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作,档案工作者要认清自己的历史责任,档案管理机关更要充分认识这个现实,长远规划,系统部署,有针对性的加强档案工作者的素养提高特别是设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。可以从以下几个方面入手:

     一是软件操作和维护技能培训,提高办公速度,更好地促进档案信息的传播。

二是网络知识的学习和培训,可以使档案工作人员及时捕捉社会信息,针对受众需求进行组织,提高传播效率。

三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训,都有利于档案工作者正确应用现代技术,在安全与保密的条件下,进行更有效的档案信息传播

此外,人员轮岗变动必须做好“传帮带”,新接手档案管理工作者上岗前要花一定的时间接受岗位培训,基本掌握一些档案管理专业知识后才能正式上岗。

在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,案头最好备有《档案管理学》、《档案管理基础》等,以便需要时查阅,真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。不断提高专业素质和综合素质。

    在平时的档案管理工作中,以严格依照档案管理部门的统一规范和要求为前提,进行科学地创新,不断提高单位的档案管理水平。
     四、档案管理人员的职责 

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到

一是不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。

二是不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。

三是不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

四是不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。 

     五、加强制度建设,完善管理措施,认真抓好落实,严防泄密

切实贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强工作人员的档案意识。加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理,使档案管理更趋合理化、规范化、科学化。制定并实施了较为有效的措施尤显重要

一方面,加强对归档文件材料的保管以及保密力度,由档案人员统一集中管理,任何个人不得擅自挪用,凡涉及保密的文件资料,认真做好传阅和保存工作

另一方面完善管理制度。建立了《档案管理实施细则》、《档案管理岗位职责》、《文件材料归档和档案移交制度》、《档案工作人员岗位职责》、《档案资料查阅利用制度》等多项档案工作制度,使档案工作有章可循,走上正规化和法制化的轨道。

     总而言之,科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

 

 

 

   

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